GDPR – Dataskyddsförordningen

Den 25 maj 2018 börjar Dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation) att gälla i Sverige och övriga EU med syftet att stärka och harmonisera skyddet för levande, fysiska personer inom Europeiska unionen vid hantering av personuppgifter.

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress.

I dataskyddsförordningen skiljer man mellan vanliga personuppgifter och känsliga personuppgifter. Med känsliga personuppgifter menas bland annat uppgifter som avslöjar personens etniska ursprung, politiska åsikter, religionsåskådning eller sexuella läggning. Även uppgifter om personens hälsa och om personen tillhör en fackförening klassas som känsliga.

Samfälligheten registrerar och sparar inga känsliga personuppgifter.

Vanliga personuppgifter som registreras och sparas

För att kunna bedriva lagstadgad verksamhet och förvalta samfällighetens gemensamhetsanläggningar upprätthåller föreningen en medlemsförteckning med kontaktuppgifter till samfällighetens medlemmar. I verksamheten används uppgifterna för medlemsfakturering och informationsutskick samt vid fastställande av rösträtt och debiteringslängd vid årsstämman.

De ”vanliga” kontaktuppgifter som sparas är:

•Namn

•Eventuell förtroendepost

•Fastighetsbeteckning, Husnummer och adress i Wemevägens samfällihet

•Telefonnummer och bostadsadress

•Mailadress om någon sådan angivits

Uppgifterna är tillgängliga för framförallt styrelsens medlemmar och skyddas av ett lösenord som byts ut regelbundet i appen.  Använd appens meddelande tjänst eller styrelsens mejladress för att begära rättelse eller meddela önskan om att vissa kontaktuppgifter skyddas (tas bort från den medlemsförteckningen).


Kontaktuppgifter på tidigare ägare raderas från medlemsförteckningen vid fastighetsförsäljning men sparas för historikens skull.

Samlade kontaktuppgifter till samfällighetens medlemmar delges inte tredje part. Om detta dock skulle vara förenligt med föreningens verksamhet så sker det enbart efter medlemmarnas uttryckliga samtycke.

Uppgifter om förbrukning

Förbrukning för varje fastighet genomförs av Minol sedan 2007-08-01 för att användas som fakturaunderlag och sparas av statistiska skäl. Mätarställningarna och avläsningarna är tillgängliga för Kassören och är kända av respektive fastighetsägare vid debitering. 

Leverantörsregister

Föreningen för inget leverantörsregister mer än att bokföringsunderlag och fakturor sparas i minst 10 år.

Personuppgiftsansvarig

En personuppgiftsansvarig är den som bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig är normalt den juridiska person eller den myndighet som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till.

Personuppgiftsansvarig är styrelsen för Wemevägens Samfällighetsförening.

Personuppgiftsombud

Ett personuppgiftsombud är en person som ser till att personuppgifter behandlas korrekt och lagligt inom en verksamhet. Ombudet ska föra en förteckning över register och annan behandling av personuppgifter och hjälper registrerade att få felaktiga uppgifter rättade.

Personuppgiftsombud inom föreningen är Kassören. Endast Kassören kan ändra personuppgifter inom Wemevägens samfällighetsförening.

Personuppgiftsbiträde

Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning, exempelvis en tjänsteleverantör eller webbhotell. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den egna organisationen.

Wemevägens samfällighet har inget personuppgiftsbiträde.

Denna föreskrift och dess personuppgiftsrutiner revideras årligen av styrelse i samband med årsstämman tidig vår.

Styrelsen för Wemevägens Samfällighet